Hoe maak je je eigen verzendetiketten? Stappenplan en handige tips

Wat staat er op een verzendetiket?

Voordat je aan de slag gaat met het maken van etiketten, is het belangrijk te weten welke informatie een verzendetiket moet bevatten. Een compleet etiket bevat de naam en het volledige adres van de ontvanger, inclusief postcode en woonplaats. Daarnaast vermeld je het retouradres van je bedrijf, zodat pakketten bij problemen naar jou terugkeren. De meeste vervoerders vereisen ook een barcode die gekoppeld is aan een track en trace code. Deze barcode maakt het mogelijk om het pakket door het hele logistieke proces te volgen.

Let bij het opstellen van adresgegevens op de juiste volgorde: naam, straatnaam met huisnummer, en daaronder postcode en plaatsnaam. Vermijd schuine of onderstreepte lettertypes, omdat deze problemen kunnen veroorzaken bij het scannen van de barcode. Verstuur je naar een zakelijk adres? Vermeld dan altijd de bedrijfsnaam boven de naam van de contactpersoon.

Stap 1: kies je printmethode

De eerste beslissing die je neemt is hoe je de etiketten gaat printen. Er zijn drie gangbare methodes, elk met eigen voor- en nadelen.

De eenvoudigste optie is je bestaande inkjet- of laserprinter gebruiken. Deze methode vraagt geen extra investering en werkt prima als je slechts enkele pakketten per week verstuurt. Je print de etiketten op speciaal stickerpapier in A4-formaat, waarop meestal vier etiketten passen. Het nadeel is dat dit bij grotere aantallen tijdrovend wordt en de kosten per etiket relatief hoog liggen door het inktverbruik.

Een stap verder is de aanschaf van een thermische labelprinter. Deze printers zijn specifiek ontworpen voor het maken van verzendlabels en werken zonder inkt. De printkop verwarmt speciaal thermisch papier, waardoor de afdruk ontstaat. Thermische printers zijn sneller, produceren scherpere barcodes en de kosten per label liggen aanzienlijk lager. Voor webshops die dagelijks meerdere pakketten verzenden, verdient een thermische printer zichzelf snel terug.

De derde optie is het laten printen van etiketten bij een inleverpunt. Vervoerders als PostNL bieden de mogelijkheid om een QR-code te genereren die je bij een servicepunt laat scannen. Daar wordt vervolgens het etiket geprint en op je pakket geplakt. Dit is handig voor incidentele verzendingen, maar niet praktisch voor structurele volumes.

Stap 2: bepaal het juiste etiketformaat

Niet elk verzendetiket heeft dezelfde afmetingen. De meeste vervoerders in Nederland, waaronder PostNL, DPD en UPS, werken met het standaardformaat van 100 bij 150 mm. Dit komt overeen met A6-formaat. DHL vormt hierop een uitzondering en hanteert een groter formaat van 100 bij 210 mm.

Wanneer je met meerdere vervoerders werkt, is het verstandig een labelprinter te kiezen die verschillende formaten aankan. Sommige printers werken met doorlopende labelrollen en kunnen het etiket op de gewenste lengte afsnijden. Zo hoef je geen aparte labelrollen aan te schaffen voor elke vervoerder.

Controleer altijd in de handleiding van je printer welke etiketformaten worden ondersteund. Het printen van een te groot etiket op te klein papier leidt tot afgesneden informatie, terwijl een te klein etiket op een grote rol onnodig materiaal verspilt.

Stap 3: maak etiketten met tekstverwerking

Voor wie start met kleine aantallen biedt Microsoft Word een toegankelijke manier om etiketten te maken. In Word vind je onder het tabblad Verzendlijsten de optie Etiketten. Hier selecteer je het merk en productnummer van je stickervellen, waarna Word automatisch de juiste indeling toepast.

Een handige functie is de koppeling met Excel. Wanneer je adresgegevens in een spreadsheet bijhoudt, kun je deze via Afdruk samenvoegen koppelen aan je etiketsjabloon. Word vult dan automatisch voor elke ontvanger een apart etiket in. Dit bespaart veel handmatig typewerk en verkleint de kans op fouten.

Maak altijd eerst een testafdruk op gewoon papier voordat je het echte etikettenpapier in de printer plaatst. Leg de testafdruk over een stickervel om te controleren of de uitlijning klopt. Kleine afwijkingen in marges kunnen ertoe leiden dat tekst net buiten het etiket valt.

Stap 4: werk met verzendplatforms

Zodra je verzendvolume groeit, wordt handmatig etiketten maken al snel een tijdrovende klus. Verzendplatforms bieden hier uitkomst. Deze softwareoplossingen koppelen je webshop aan je verzendproces en automatiseren het aanmaken van labels.

Wanneer een klant een bestelling plaatst, importeert het verzendplatform automatisch de ordergegevens. Met één klik genereer je vervolgens het bijbehorende verzendetiket, compleet met barcode en track en trace informatie. Veel platforms ondersteunen meerdere vervoerders, zodat je vanuit één omgeving labels kunt maken voor PostNL, DHL, DPD en andere diensten.

Een bijkomend voordeel is dat verzendplatforms vaak volumekortingen bieden op verzendtarieven. Door zendingen van meerdere webshops te bundelen, kunnen zij scherpere prijzen bedingen bij vervoerders. Die besparing wordt deels doorberekend aan de gebruikers.

Bekende verzendplatforms in Nederland zijn onder meer Sendcloud, MyParcel en SendSmart. De meeste bieden gratis basisversies aan waarmee je zonder opstartkosten kunt beginnen. Je betaalt vervolgens per aangemaakt label of kiest voor een abonnement met extra functionaliteiten.

Stap 5: automatiseer met verzendregels

Geavanceerde verzendplatforms bieden de mogelijkheid om verzendregels in te stellen. Hiermee automatiseer je het toewijzen van de juiste verzendmethode aan elke bestelling. Je definieert voorwaarden zoals gewicht, afmetingen, bestemming of orderwaarde, en het systeem selecteert automatisch de passende vervoerder en dienst.

Stel dat je bestellingen onder de 500 gram via brievenbuspost verstuurt en zwaardere pakketten via reguliere pakketdienst. Met een verzendregels hoef je dit niet meer handmatig te controleren. Het platform past de juiste verzendmethode toe en genereert direct het bijbehorende etiket.

Deze automatisering scheelt niet alleen tijd, maar voorkomt ook fouten. Menselijke vergissingen bij het kiezen van verzendopties leiden snel tot verkeerde tarieven of vertraagde leveringen. Een goed ingesteld regelsysteem elimineert dit risico.

De juiste labelprinter kiezen

Bij de aanschaf van een labelprinter voor verzendlabels spelen verschillende factoren een rol. Allereerst bepaal je het verwachte printvolume. Print je enkele tientallen labels per dag, dan volstaat een instapmodel. Bij honderden labels per dag is een snellere, robuustere printer verstandiger.

Thermische labelprinters zijn er in twee varianten: direct thermisch en thermisch transfer. Direct thermische printers verwarmen het papier rechtstreeks, waardoor een afdruk ontstaat. Deze printers hebben geen inkt of lint nodig, wat de kosten per label laag houdt. Het nadeel is dat de afdruk na verloop van tijd kan vervagen door warmte of zonlicht. Voor verzendlabels, die slechts enkele dagen tot weken leesbaar hoeven te blijven, is dit geen probleem.

Thermisch transfer printers werken met een inktlint dat door warmte op het label wordt aangebracht. De afdruk is duurzamer en blijft jarenlang leesbaar. Deze printers zijn vooral geschikt voor labels die langdurig bewaard moeten blijven, zoals voorraadlabels of productidentificatie. Voor verzendlabels is de extra investering doorgaans niet nodig.

Let bij je keuze ook op de connectiviteit. USB-aansluiting is standaard, maar printers met wifi of Bluetooth bieden meer flexibiliteit. Je kunt dan printen vanaf verschillende werkplekken zonder kabels te hoeven verleggen.

Veelgemaakte fouten voorkomen

Een goede voorbereiding voorkomt problemen bij het printen en verzenden. Controleer altijd of de barcode volledig en scherp is afgedrukt. Vervoerders scannen deze code op meerdere momenten in het logistieke proces. Een vage of beschadigde barcode leidt tot vertraging of zelfs verlies van het pakket.

Plaats het etiket op de grootste, vlakke zijde van de verpakking. Zorg dat het label niet over randen of hoeken vouwt, want dit bemoeilijkt het scannen. Gebruik bij voorkeur zelfklevende etiketten in plaats van labels die je met plakband moet bevestigen. Plakband over de barcode kan reflecties veroorzaken die scanproblemen geven.

Bewaar aangemaakte labels niet te lang voordat je ze gebruikt. De meeste vervoerders hanteren een geldigheidsduur van enkele dagen tot een week. Een verlopen label wordt niet geaccepteerd en je moet een nieuw etiket aanmaken, wat extra kosten met zich meebrengt.

Etiketten en duurzaamheid

Steeds meer webshops letten op de duurzaamheid van hun verpakkingsmaterialen. Dit geldt ook voor verzendetiketten. Thermische etiketten zijn verkrijgbaar in BPA-vrije varianten, die gezonder zijn voor mens en milieu. Daarnaast bestaan er FSC®-gecertificeerde labelrollen, afkomstig uit verantwoord beheerde bossen.

Het kiezen voor duurzamere etiketten past binnen een bredere strategie van milieubewust ondernemen. Klanten waarderen het wanneer bedrijven aandacht besteden aan dergelijke details. Het draagt bij aan een positief merkimago en kan een onderscheidende factor zijn ten opzichte van concurrenten.

Opschalen wanneer je groeit

Het verzendproces dat werkt voor tien bestellingen per week, is niet automatisch geschikt voor honderd bestellingen per dag. Evalueer regelmatig of je huidige werkwijze nog efficiënt is. Merk je dat het printen van etiketten een knelpunt wordt, dan is het tijd om te investeren in betere apparatuur of uitgebreidere software.

Een veelgemaakte fout is te lang wachten met deze investering. Wanneer je verzendproces vertraagt door inefficiënte labeling, lijdt de klanttevredenheid hieronder. Klanten verwachten snelle verzending en adequate tracking. Een gestroomlijnd etiketteringsproces is daarvoor essentieel.

Overweeg bij sterke groei ook de inzet van pick en pack software. Deze systemen integreren het printen van etiketten met het verzamelen en inpakken van bestellingen. Door alle stappen in één workflow te combineren, minimaliseer je de kans op fouten en verhoog je de doorloopsnelheid.

Aan de slag met je eigen verzendetiketten

Het maken van eigen verzendetiketten hoeft niet ingewikkeld te zijn. Begin eenvoudig met de middelen die je hebt en bouw van daaruit verder naarmate je behoeften groeien. Investeer in een thermische labelprinter zodra het volume dit rechtvaardigt en verken de mogelijkheden van verzendplatforms om het proces te automatiseren.

Een goed etiketteringsproces draagt bij aan een professionele uitstraling, versnelt je verzending en verkleint de kans op fouten. Dit vertaalt zich direct in tevreden klanten en een efficiëntere bedrijfsvoering.

Wil je meer weten over de juiste verpakkingskeuze voor jouw verzendingen? Bekijk het complete aanbod van verzenddozen en verzendenveloppen, of vraag vrijblijvend advies aan via het contactformulier.