De beste printers en software voor het printen van verzendetiketten

Thermisch printen: de standaard voor verzendetiketten

Vrijwel alle etikettenprinters voor verzendlabels werken met thermische printtechnologie. Het grote voordeel: je hebt geen inkt, toner of cartridges nodig. Dat scheelt in de doorlopende kosten en het onderhoud. Er zijn twee varianten van thermisch printen die je moet kennen.

Bij direct thermisch printen verwarmt de printkop het etiket rechtstreeks. Het thermische papier heeft een speciale toplaag die verkleurt door de warmte. Deze methode is snel, goedkoop en ideaal voor verzendetiketten die slechts leesbaar hoeven te blijven tot het pakket is afgeleverd. Een nadeel is dat de bedrukking na verloop van tijd kan vervagen door warmte of zonlicht.

Bij thermal transfer printen zit er een lint (ribbon) tussen de printkop en het etiket. Het resultaat is duurzamer, maar voor reguliere verzendetiketten is deze techniek meestal niet nodig en zijn de kosten per etiket hoger. Voor de meeste webshops is een direct thermische printer de logische keuze.

Het juiste formaat: A6 als standaard

De meeste pakketdiensten in Nederland en België, waaronder PostNL, DHL, DPD, GLS en UPS, werken met verzendetiketten in A6-formaat: 100 x 150 mm. Let op: DHL gebruikt bij bepaalde diensten ook etiketten van 100 x 210 mm. Controleer dus altijd welk formaat jouw vervoerder vereist voordat je labelrollen bestelt. Etiketten worden geleverd op rollen met een kern van 25 mm (desktopprinters) of 76 mm (industriële printers). Een rol bevat doorgaans 250 tot 500 etiketten.

Populaire etikettenprinters vergeleken

De markt voor etikettenprinters wordt gedomineerd door een aantal gevestigde merken. Hieronder bespreken we de printers die het meest worden ingezet voor verzendetiketten bij Nederlandse webshops.

Zebra is het meest gebruikte merk in de e-commerce en logistiek. Modellen als de Zebra ZD220D en de ZD421 zijn populair bij kleine tot middelgrote webshops. Ze bieden een printresolutie van 203 dpi, wat ruim voldoende is voor heldere barcodes en adresgegevens. De printsnelheid ligt rond de 102 tot 152 mm per seconde. Grotere verzendafdelingen kiezen vaak voor industriële Zebra-printers met een hogere snelheid en LAN-connectiviteit, zodat meerdere werkstations dezelfde printer kunnen gebruiken.

Brother biedt met de QL-1100 een betaalbare desktopprinter die etiketten tot 103 mm breed kan printen. De QL-1100 werkt met DK-rollen en is compatibel met de meeste vervoerders. De Brother QL-700 is een goedkoper instapmodel dat tot 93 labels per minuut kan produceren bij kleinere formaten. Voor verzendetiketten in het standaard A6-formaat is de QL-1100 de betere keuze.

DYMO is vooral bekend van de kleinere labelprinters voor adresetiketten en organisatie. De DYMO 4XL is geschikt voor verzendetiketten, maar ondersteunt niet alle formaten. Zo zijn DHL-labels in het grotere 100 x 210 mm formaat niet altijd te printen. Voor webshops die uitsluitend met PostNL werken, kan de DYMO 4XL een prima optie zijn.

Budgetprinters zoals de DULA XP-470B zijn een betaalbaar alternatief. Deze direct thermische printer ondersteunt etiketten tot 102 mm breed, heeft een USB- en LAN-aansluiting en wordt geleverd met basale labelsoftware. De printkwaliteit en snelheid zijn acceptabel voor kleinere volumes, maar bij intensief gebruik bieden Zebra en Brother doorgaans een langere levensduur.

Waar let je op bij de aanschaf?

Bij het kiezen van een etikettenprinter zijn een paar factoren bepalend. De printresolutie bepaalt de scherpte van barcodes: 203 dpi is de industriestandaard en voor verzendetiketten ruim voldoende. De printsnelheid is relevant bij grotere volumes; een printer die 150 mm per seconde of meer haalt, voorkomt bottlenecks. Qua connectiviteit is USB standaard, maar LAN of wifi maakt het mogelijk om de printer over een netwerk te delen. Let ook op de compatibiliteit met labelrollen: sommige printers werken uitsluitend met propriëtaire rollen van het eigen merk, wat de kosten per etiket opdrijft. Tot slot versnelt een automatische cutter het aanbrengen van etiketten op de verzenddoos.

Verzendsoftware: van order naar label

Een etikettenprinter is slechts de helft van de oplossing. De andere helft is de software die de verzendlabels genereert. Verzendsoftware koppelt je webshop aan pakketdiensten, zodat je met een paar klikken een label aanmaakt, de track & trace-code automatisch naar je klant stuurt en het retourproces beheert.

Sendcloud is een van de bekendste verzendplatforms in Nederland en Europa. Het platform koppelt met meer dan 100 webshopintegraties en ondersteunt vervoerders als PostNL, DHL, DPD, UPS, GLS en Budbee. Sendcloud biedt verzendregels waarmee je automatisch de juiste vervoerder selecteert op basis van gewicht, bestemming of producttype. Labels worden direct naar je printer gestuurd via een print client, zonder tussenkomst van een PDF-viewer. Het platform biedt ook branded tracking pagina's en een retourportaal. Sendcloud werkt met abonnementen, maar biedt ook een gratis basisplan.

MyParcel is een Nederlands platform dat in 2015 onderdeel werd van PostNL, maar nog steeds zelfstandig opereert en ook DHL aanbiedt. Het platform beschikt over meer dan 25 gratis webshopkoppelingen en rekent geen abonnementskosten voor de basisfuncties. Je betaalt uitsluitend per verzonden label. MyParcel genereert automatisch verzendlabels en pakbonnen vanuit je orderoverzicht. Voor startende webshops die vooral via PostNL verzenden, is MyParcel een laagdrempelige instap.

Shops United is een andere Nederlandse speler die sinds 2017 onder PostNL valt maar zelfstandig blijft opereren. Het platform biedt koppelingen met PostNL, DHL en een aantal specialistische vervoerders. Shops United richt zich nadrukkelijk op scherpe verzendtarieven via collectieve volumekorting.

Picqer is geen verzendplatform in de traditionele zin, maar een warehouse management systeem (WMS) dat het hele magazijnproces digitaliseert. Picqer koppelt met Sendcloud, MyParcel, PostNL en andere vervoerders, en stuurt labels automatisch naar je printer na het picken van een order. Voor webshops die dagelijks tientallen of honderden orders verwerken, biedt Picqer een gestroomlijnd proces van binnenkomende bestelling tot verzendklaar pakket.

De juiste combinatie kiezen

De ideale combinatie van printer en software hangt af van je verzendvolume en je werkwijze. Een kleine webshop die vijf tot twintig pakketten per dag verstuurt, komt goed uit met een Zebra ZD220D of Brother QL-1100 in combinatie met MyParcel of het gratis Sendcloud-plan. De investering in de printer ligt dan tussen de 130 en 250 euro, en de softwarekosten blijven minimaal.

Middelgrote webshops met vijftig tot honderd dagelijkse zendingen profiteren van een snellere printer met netwerkaansluiting, gecombineerd met een uitgebreider softwarepakket dat verzendregels en automatische vervoerderselectie biedt. Sendcloud of Shops United in combinatie met een Zebra ZD421 of vergelijkbaar model is dan een solide keuze.

Grotere verzendafdelingen met honderden dagelijkse labels hebben baat bij een WMS als Picqer dat het hele proces van order tot verzending aanstuurt, gekoppeld aan industriële Zebra-printers die hoge volumes aankunnen.

Aan de slag met verzendetiketten

Een betrouwbare etikettenprinter en slimme verzendsoftware besparen je dagelijks tijd en voorkomen fouten in het verzendproces. Begin met het in kaart brengen van je dagelijkse verzendvolume en de vervoerders waarmee je werkt, en kies op basis daarvan de combinatie die past bij jouw situatie. Wil je meer weten over het optimaliseren van je verzendproces? Neem contact op met Verpakking.nl voor onafhankelijk advies over de beste oplossing voor jouw bedrijf.